Sola idrettsråd styreinstruks

STYREINSTRUKS FOR SOLA IDRETTSRÅD (SIR) 

Vedtatt på Årsmøte 27.02.2019

 

  1. Formål 

SIRs vedtekters §16 omhandler retningslinjer for styrets arbeid. Formålet med styreinstruksen er å gi en utfyllende oversikt over styrets roller, ansvar og oppgaver – samt retningslinjer for arbeidet. Styret kan endre denne styreinstruksen når de finner det formålstjenlig. Styret kan i spesielle enkeltsaker vurdere å fravike instruksen.

  1. SIRs vedtekter 

SIRs vedtekter tar utgangspunkt i NIFs lovverk og lovnorm for Idrettsråd. SIRs vedtekter beskriver SIRs formål og oppgaver. SIRs formål lyder: «Sola Idrettsråd skal arbeide for best mulige forhold for idretten i kommunen. Idrettsrådet skal være en arena for samarbeid mellom lagene, mellom lagene og de kommunale myndigheter og mellom lagene og idrettskretsen. Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.»

I tillegg legges føringer for SIRs arbeid fra: Samarbeidsavtalen mellom Sola kommune og Sola Idrettsråd, Idrettens egne organer, NIF sentralt og RIK regionalt.

 

  1. Styrets roller, ansvar og oppgaver 

Generelt: Styremedlemskapet er individuelt og ikke som representant for noen gruppering. Et styremedlem skal handle og ta beslutninger i tråd med SIRs vedtekter og vedtatte instrukser og retningslinjer.

Alle styremedlemmer inklusive SL og NL har likt ansvar for å ta opp saker, saksoppfølging og bidra med relevante aspekter ved saksbehandlingen. Alle har ansvar for å bidra til konstruktive forslag i avslutning av sakene slik at styret tar gode beslutninger til beste for idretten.

Styrearbeid utføres normalt som dugnad på kveldstid og i helger. Avtaler og møter i SIRs regi bør tilstrebes å legges utenfor alminnelig arbeidstid. Innenfor dugnadsordningen er det ønskelig, men det kan ikke kreves, at styremedlemmer kan stille på enkelte møter på dagtid. Dette gjelder for saker/møter hvor det vurderes som viktig at SIR er representert, og det passer i forhold til styremedlemmets arbeid. (Ved eventuelle regelmessige møter eller uforutsette styreoppgaver/hendelser på dagtid gjelder en ordning for styremedlemmene med tapt arbeidsfortjeneste etter egne regler.)

Signering/attestering for eventuelle utgifter for styremedlemmer: Styreleder. Nestleder signerer/attesterer for Styreleder.

Styret 

  1. Styreleder (SL): Styremedlem med overordnet ansvar for helheten i styrearbeidet og for at årsplan/handlingsplanen blir fulgt. SL avgjør agenda for møter i samråd med NL. SL leder styremøter. SL er styrets representant utad og overfor media. Har et særskilt ansvar for løpende kontakt med nestleder, og er NLs nærmeste overordnede i styret. Videre følger det spesielt styrelederrollen å følge opp og søke å forbedre SIRs rammebetingelser (overfor Sola kommune, NIF, andre) samt styremedlemmenes muligheter for å gjøre en god jobb i styret. SL er medlem av Arbeidsutvalg (AU). SL deltar på aktiviteter/arrangementer i SIRs regi.
  2. Nestleder (NL): Styremedlem. Stedfortreder for styreleder etter avtale, eller i dennes fravær. Medlem av Arbeidsutvalget (AU). Deltar på styremøter og aktiviteter/arrangementer i SIRs regi.
  3. c. Styremedlemmer: Deltar på styremøter og aktiviteter/arrangementer i SIRs regi. Oppfølgingsansvar via styreutvalg eller dedikerte oppgaver etter fullmakt fra styret.
  4. Varamedlemmer: Deltar på styremøter og i styreutvalg. Deltar på aktiviteter/arrangementer i SIRs regi.

Vara trer inn som stemmeberettiget i styret ved avbud fra ordinære styremedlemmer.

  1. Andre (jfr. vedtektene):

Sekretær/referent i styrets møter. Medlem i Arbeidsutvalget (AU). Sekretær for styrets arbeidsgrupper etter behov.

  1. f. Kasserer: Deltar på styremøter og aktiviteter/arrangementer i SIRs regi. Har ansvar for kontakt med revisorer, fører budsjett og foretar utbetalinger sammen med SL. Kasserer velges som styremedlem ved vanlig valg og konstitueres som kasserer ved periodens første styremøte. Kasserer og sekretær kan kombineres om ønskelig.

Prosjekt: Se egen avtale Ekstra-arbeid SIR forøvrig: Avtales med styreleder for 1-2 måneder framover. Vurderes løpende ut fra arbeidsmengde og SIRs økonomi. (Signering/attestering: Styreleder)

Regnskapsfører 2 revisorer (amatører): Utfører vanlig revisoroppgaver.

Valgkomite: Leder samt 2 valgte medlemmer.

 

  1. Arbeidsfordeling i styreutvalg 

Generelt: Arbeidsoppgavene i styret fordeles på styreutvalg og styrets enkeltroller. Oppgavene/forventningene til hvert enkelt utvalg beskrives og revideres i styret ca. en gang pr. år etter forslag fra utvalget.

Et styreutvalg består av:

  1. Leder: (ansvar for å koordinere utvalgets arbeid, arbeidsfordeling, oppfølging, møteinnkallinger etc.)
  2. Utvalgsmedlemmer fra styret
  3. Ved spesielle saker: Ekstern representant ift. kompetanse og ressurser

Det utarbeides en beskrivelse av utvalgets fokusområder og enkle framdriftsplaner mht arbeidsdeling, ansvar, frister, oppfølging, evaluering. Styreutvalgene rapporterer til styremøtet.

Arbeid i styreutvalg: Enkeltmedlemmene utfører avtalte oppgaver, men beslutninger tas av gruppen etter innspill fra medlemmene. Vanskeligere saker bringes inn til styret.

Arbeidsutvalget (AU) Består av styreleder, nestleder og evt. daglig leder. Er styrets administrasjonsutvalg. Følger opp hastesaker utenom styremøtene etter behov. Oppgaver forøvrig: På oppdrag fra styret foreta utredning, saksforberedelse og behandling av særskilte saker i forkant/etterkant av styremøter.

 

  1. Planverk 

 

  1. Strategisk plan: Kan utarbeides hvis styret finner det formålstjenlig.
  2. Årlig Handlingsplan: Vedtas etter forslag fra styret på SIRs årsmøte.
    Innhold: de saker som årsmøtet ønsker prioritert inneværende år. Styret arbeider ut fra denne planen og ut fra de løpende saker som kommer opp i løpet av året som styret mener er viktig for idretten i Sola.
  3. Årshjul: Årshjulet viser og sikrer styrets gjennomføring av og arbeid med sine prioriterte ansvarsområder og arbeidsoppgaver for året.

 

  1. Møteprosedyrer

 

  1. Nestleder, i samarbeid med styreleder, skal to ganger pr år sette opp forslag til møteplan for kommende styremøter.
  2. Normalt avholdes ca. 8-10 ordinære styremøter pr. år (unntatt juli), halvårlig møteplan fastsettes på første styremøte etter årsmøte.
  3. Det kan innkalles til ekstraordinære styremøter, ut over de som omfattes av møteplanen.
  4. Det forutsettes at alle styremedlemmer avsetter nødvendig tid i forkant av styremøtene til å sette seg inn i de enkelte saker med tilhørende sakspapirer, herunder relevante dokumenter på SIRs og NIFs hjemmesider mm.
  5. Det forutsettes at styremedlemmene avsetter nødvendig tid i forbindelse med fastsatt plan for styremøter gjennom året. Ved forfall meldes SL så tidlig som mulig; senest 3 dager før møtet.
  6. Styreleder peker ut møteleder og skal stå for presentasjon av den enkelte styresak.

 

INNKALLING:

  1. Styreleder avgjør i samråd med Nestleder hvilke saker som skal behandles. SL har ansvar for utsendelse av innkallinger samt utarbeidelse og utsendelse av sakspapirer.
  2. Innkalling sendes alle styremedlemmer en uke før styremøtet.
  3. Innkalling skal inneholde nummerert saksliste, angivelse av tidspunkt, møtested, forventet tidsforbruk samt nødvendig saksdokumentasjon til de enkelte saker. Det skal informeres om evt. saksdokumentasjon som vil bli ettersendt. Det skilles mellom orienteringssaker og vedtakssaker.
  4. I vedtaks- og beslutningssaker skal skriftlig saksfremlegg inneholde forslag til vedtak.
  5. Dersom ikke nødvendig saksdokumentasjon er vedlagt innkallelsen bør styret vurdere å utsette behandlingen.

 

I STYREMØTET:

  1. I styremøtet behandles sakene i tre trinn: presentasjon, diskusjon og beslutning.
  2. Det må være avsatt nok tid i styremøtet til behandling av de enkelte sakene. Saker kan alternativ vedtas utsatt til neste styremøte.
  3. Det enkelte styremedlem kan kreve en sak til behandling i møtet, under punkt Eventuelt i agenda. 

Referat: 

  1. Nestleder er styrets sekretær. Styret kan også utpeke et styremedlem som sekretær ved styremøter før hvert styremøte, eller ved konstituering av styret for hele året.
  2. Sekretær har ansvar for at alle relevante dokumenter inntas i referatet.
  3. Referat skal referere hva den enkelte sak gjelder, styrets vedtak samt en kort begrunnelse for evt. vedtak.
  4. Dersom ett eller flere styremedlemmer, Nestleder eller varamedlemmer krever det, skal diskusjoner, anmerkninger og/eller den enkeltes synspunkter referatføres. Diskusjoner er konfidensielle dersom styret ikke bestemmer noe annet, mens vedtak kan kommuniseres videre dersom styret ikke bestemmer at så ikke skal skje på den enkelte sak.
  5. Referat skal angi hvem som stemte for og imot de enkelte saker – hvis det er dissens. Ethvert styremedlem har rett til å kreve en kortfattet protokolltilførsel hvis medlemmet er uenig i vedtak eller saksbehandling.
  6. Utkast til referat utarbeides av Nestleder og eller sekretær, gjennomses av Styreleder og oversendes samtlige styremedlemmer i rimelig tid etter avholdt møte.
  7. Utkast til referat godkjennes i påfølgende møte.

  

  1. Mediekontakt, informasjon og taushetsplikt 

 

  1. Uttalelser til media, intervjuer om styrets arbeid, vedtak og lignende på styrets vegne, foretas av styrets leder, eller av den som styreleder har gitt tillatelse til; f.eks. NL. Formalia rundt SIRs saksbehandling besvares av nestleder eller styreleder.
  2. Taushetsplikt er gjeldende for alle styremedlemmer, varamedlemmer og evt. andre parter involvert på styremøtet.
  3. Den som ønsker å referere saker, beslutninger eller annet fra styremøtet må sørge for å avklare dette på styremøtet og innhente styrets eller styreleders aksept.

 

  1. Andre bestemmelser og retningslinjer 

Lov- og regelverk under NIF for refusjon av tapt arbeidsfortjeneste: * NIFs lov §2-10

* Basis-lovnorm for idrettsråd §5, SIRs vedtekter § 10:

Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter inkludert tapt arbeidsfortjeneste, som påføres vedkommende i utførelsen av vervet. Tillitsvalgt kan motta en rimelig godtgjørelse for sitt arbeid. Refusjon for tapt arbeidsfortjeneste skal fremgå av vedtatt budsjett og regnskap. Styrehonorar skal fremkomme av årsberetningen. 

Retningslinjer for refusjon av tapt arbeidsfortjeneste: 

Styremedlemmer/styreleder kan i særlige tilfeller utføre styrearbeid på dagtid. Slike oppgaver som vurderes viktige for idretten kan være:

  1. a. Møter som er viktige for SIR – viktig å være representert.
  2. b. Eks.: møter i NIF og RIK, møter i Sola kommune, mediekontakt ol.
  3. c. Drifts- og arbeidsmøter SL-NL
  4. d. Andre uforutsette saker/møter/hastearbeid – som vurderes som viktig

 

 Gjeldende for 2019

Inntil kr. 34.350,- (jfr. budsjett vedtatt på SIRs årsmøte). Posten kan benyttes inntil taket er nådd.

Styreleders andel: Inntil 10.000,- (jfr. styrevedtak)

Øvrige styremedlemmers samlede andel: Inntil 15.000,-

Kr. 250,- pr time (jfr. styrevedtak).

Bilag for refusjon attesteres av 2 styremedlemmer (jfr. styrevedtak)

 

  1. Samhandling i styret 

 

  1. Vi tilstreber å «gjøre hverandre gode» og til et effektivt team.
  2. Vi tillegger hverandre gode hensikter